Entrevista efectuada al Arch. Federico Taboada Cardoso
Experiencia en el ámbito público

«La organización de los archivos es la clave de toda estructura»

Federico Taboada Cardoso (Córdoba, Argentina), archivero egresado de la escuela de Archiveros de la Facultad de Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba, presentó el libro denominado «Archivística y Normalización – Norma ISO 15489», primero en su especie en Castellano, escrito conjuntamente con la Archivera Mónica Nielsen de Allende, quien ejerciera su profesión en el periódico «La voz del Interior» de la provincia de Córdoba.
Taboada, se encuentra trabajando -en la actualidad- en el Instituto de Seguridad Social y Seguros de la provincia del Chubut. Desde ese espacio comparte su experiencia…

Desde la óptica que aporta su profesión, ¿qué rol juegan los archivos en la Organizaciones, llámense Instituciones Públicas, empresas privadas, cooperativas, ONG (Organizaciones no Gubernamentales)?
«En la actualidad existe un firme consenso de que vivimos en la era de la información, por lo tanto la información es protagonista de todos los procesos, y las Instituciones -evidentemente- no se encuentran ajenas a eso. Estas, recién ahora están comprendiendo que, todo nace en los archivos y que estos son la base de la buena organización documental.
Por otra parte se encuentra flotando la idea de que un buen parámetro para determinar la salud de las Organizaciones es el grado de control de su documentación.»

¿Qué implica controlar los documentos?
«Mantener bajo control los documentos no es solo procurar para ellos un buen lugar. No es sólo lograr su digitalización. Son muchos los factores que influyen y que deben ser tenidos en cuenta. Nosotros venimos de una tradición hispánica muy burocrática, por medio de la cual, cada palabra necesita documentarse. Por lo tanto, el desafío es manejar toda una política en la gestión de la documentación, que abarque desde el nacimiento del mismo, hasta su selección y eliminación, o su archivo en un archivo histórico.»

¿Entonces, cómo debería ser un archivo en la actualidad?
«Sin lugar a dudas debe ser un archivo integral, y no un mero depósito. Poner un archivo a la altura de las instituciones del 2008 requiere tener en cuenta no solo a las Instituciones, sino a las exigencias de una sociedad cada vez más informada y de usuarios cada vez más exigentes.»

¿Con qué dificultades se encontró al comenzar su trabajo?
«Bueno, las dificultades fueron y siguen siendo múltiples. Por una parte es difícil encontrar fronteras profesionales; las instituciones grandes poseen vicios de años; existen estructuras viejas muy arraigadas y difíciles de modificar; existe una marcada falta de legislación en la materia, que sirva de base y el recurso humano es un factor que debe ser apuntalado en cada etapa del proceso, con firme decisión.»

¿Qué aportó a su experiencia el trabajar para una Institución de la Provincia del Chubut?
«El Archivo del Instituto de Seguridad Social y Seguros es un área en la que nos paramos y nos olvidamos del pasado. Aunque no sea ésta una frase que identifique a los archivos; en este caso no nos referimos a los documentos, sino a la gestión.
Cuando se comenzó con todo esto, el panorama no parecía muy claro. El principal objetivo -al pensar en el archivo- fue el de solucionar el problema de espacio planteado por el gran volumen de documentos. La primer solución se pensó en términos de un nuevo alquiler, logrando así un tercer local de archivo. Luego se decidió eliminar documentos. Pero como es costumbre, esta gestión de gobierno pensó en los profesionales y es así como ahora se cuenta con toda una serie de cambios que conforman una verdadera reorganización del área.
Imaginemos este cuadro: el archivo era un depósito en el que trabajaban entre tres y cinco personas almacenando cajas y cuyo principal motor era la administración de los expedientes de mesa de entradas.
Hoy por hoy el archivo cuenta con una planificación por objetivos en forma anual, un organigrama definido, procedimientos escritos, y el objetivo principal es la administración de la información de los documentos; en fin, ahora el archivo se ha convertido en un área de servicio que brinda información.
Ningún cambio es fácil de abordar. Mucho menos un conjunto de cambios. Sin embargo se han abordado modificaciones en la técnica de administrar los documentos, en la estructura orgánica de la institución, en los procedimientos y, por sobre todo, en la forma de confiar en los recursos humanos.
El camino se hizo tedioso, pero valió la pena arriesgarse.
El archivo, como depósito, siempre ha albergado mucha documentación y esto es algo que hay que reconocer. No es algo nuevo. Lo nuevo es la forma de administrarla.
El «proceso de archivo», compuesto por las tareas que hacen de la caja una unidad localizable, tiene como producto principal la «información contextual» de los documentos para su correcta gestión. A esto se agrega un segundo proceso, el de «control de consultas», compuesto por la tarea de registrar los movimientos de la documentación. Para traducir todo esto a datos concretos, podemos afirmar que existe un aumento demostrable en la productividad del área en aproximadamente un 1550% (desde junio de 2006 a julio de 2007).

¿Cuál fue el motivo por el cual se encaminó la simple iniciativa de eliminar documentos por este camino tan difícil?
Simple. Creemos que como institución debemos ofrecer garantías a nuestros beneficiarios y afiliados; y la mejor forma de hacerlo es mejorando nuestra gestión. Sólo de esta manera podemos asegurar que las futuras eliminaciones de documentos sean de forma responsable y que su registro no sea subjetivo. Siempre han existido eliminaciones en el ISSyS, desde los años ’70, según consta en nuestros registros. Sin embargo nunca han sido como ahora un proceso automático, controlado y seguro.
El compromiso del archivo es siempre con el usuario. Al archivo del ISSyS no sólo recurre la administración interna, sino también usuarios de otras instituciones en busca de información para el trámite jubilatorio de los agentes públicos. Actualmente se reciben en promedio unas 500 consultas de este tipo por mes.
También estamos tratando de organizar la sección histórica del archivo. En ella se albergarán documentos que por ningún motivo se podrán eliminar y que describen la historia de la institución y la historia de la misma en la provincia.
Dicho en otros términos, se ordenó el área en general, se establecieron normas de seguridad ambiental, se capacitó al personal, se instauró el concepto de usuario/cliente, se definieron puestos de trabajo, un organigrama y procesos y se redactaron procedimientos. Hoy se cuenta con dos auditorías diarias de dichos procesos y esto cierra el círculo del sistema de calidad planteado en el archivo. Este es un gran acierto, ya que con la base de un sistema de calidad en pleno funcionamiento, podemos avanzar con la implementación de estándares internacionales como las ISAD(G) para describir los documentos y pensar en utilizar elementos de las ISO 15489 para la interacción entre el archivo y la administración, entre otros.
Todos los esfuerzos del año pasado estuvieron puestos en lograr la afirmación sobre una base institucional sólida, que sumada al apoyo de herramientas de gestión como redes y sistemas informáticos adecuados, nos permitan en un futuro muy próximo hablar de proyectos más grandes como digitalizar nuestros documentos, sustentar el trámite electrónico online y permitir la consulta remota, garantizando rapidez y seguridad en la información.
No estamos muy lejos de lograrlo. De hecho, ya se está trabajando en un software que nos permita administrar las casi 26500 cajas, los 42600 documentos individuales que ya han sido descriptos y registrar correctamente las 1580 consultas mensuales. La nueva base de datos del archivo está pensada para lograr el registro y control de la documentación, de su consulta, de su auditoría diaria y lograr así estadísticas que nos permitan seguir creciendo.

¿Qué puede decirnos de su libro Archivística y Normalización?
«La normalización es un aspecto importante en la vida de los documentos. Tanto para el documento en gestión como para el documento conservado definitivamente, se encontraba pendiente en el ámbito internacional el establecimiento de pautas generales, como normas de acatamiento voluntario.
La aplicación y certificación de las ISO 15489 garantiza que una institución cree, capture y administre los documentos adecuados.
La archivística no está ausente en los métodos y procesos aplicados en la gestión de documentos. Por su índole requieren en su fase prearchivística un tratamiento más ágil y controlado, de manera que el documento se convierta en parte integrante y en factor condicionante de la administración de una institución.
La archivística ha desarrollado técnicas de tratamiento documental que no pueden ser pasadas por alto por los gestores de documentos.
El libro que presentamos en esta oportunidad tiene por objetivo presentar una interpretación explicativa en idioma español de las normas internacionales ISO 15489, de reciente aparición».

Federico Taboada Cardoso desarrolló su actividad profesional en archivos del ámbito gubernamental, eclesiástico y de empresas.
Contacto: [email protected]
«Archivística y Normalización. Norma ISO 15489. Alfagrama Ediciones. Edición 2006»